Categorie: communicatie

E-mail, een potentiële bron van misverstanden

E-mail, een potentiële bron van misverstanden

E-mails verwerken, alleen al bij het lezen van deze twee woorden begin je waarschijnlijk al te zuchten. De afgelopen jaren is dit bij vrijwel iedereen een op zichzelf staande vaste, grote taak op de dagelijkse to-do list geworden. Het is niet meer zo dat je even tussendoor je mailtjes kunt bekijken, want het is het meest gebruikte communicatiemiddel geworden voor het doorgeven van opdrachten, stukken om te lezen en afspraken, lijkt het wel. Het zijn er dus gewoon teveel. De mailbox is een to-do list op zich.

Om een beetje efficiënt de dag door te komen heb ik het al eerder over email gehad in deze en deze blogs over gestructureerd werken. Voor mij werkt het best als

Tel eerst tot tien voordat je eens flink de waarheid gaat zeggen

Tel tot eerst tien en toets jouw aannames aan de werkelijkheid voordat je reageert en helemaal flipt.

Ken je dat? Iemand zegt iets of je leest iets (net een beetje te snel) in een mail en je voelt de boosheid opkomen. Binnen een seconde ben je klaar om te reageren en de ander eens flink de waarheid te zeggen.

Dan is het handig om je daar bewust van te zijn en toch even tot tien te tellen. Staat het er echt zoals jij het leest? Hoor je het echt goed of worden de woorden gekleurd door jouw eigen emoties, moeheid of stress van dat moment? Waarom zou de ander jou boos willen maken, is dat wel zo reëel? En is de reactie die jij klaar hebt wel echt de goede in deze situatie? Moet dat niet iets minder emotioneel om rust en verstand terug te brengen in het geheel?

Kortom, haal even diep adem, kalmeer, focus en als tien tellen niet genoeg zijn dan slaap je er nog een nachtje over desnoods.

Hulp nodig

Als iemand niet om advies vraagt, geef het dan ook niet

Als iemand niet om advies of je mening vraagt, geef het dan ook niet.

Aangezien we allemaal anders zijn (gelukkig maar) doen we dingen ook allemaal anders. Dan is het eigenlijk vreemd dat we een ander soms gaan vertellen hoe het zit of hoe het moet, toch? Ongevraagd bedoel ik dan hè.

Kijk, als een actie van een ander buiten de wettelijke kaders valt, totaal respectloos is, enorm storend voor jou of echt erg schadelijk is voor diegene zelf dan kun je overwegen of het meerwaarde heeft om jouw idee hierover te verkondigen.

Maar als iemand er verder niet om vraagt, hoef je je echt niet overal tegenaan te bemoeien en alle problemen van een ander op te lossen. En is het niet nodig jouw mening als vaststaand feit te deponeren.

Het is ook wel een beetje raar, als je er goed over nadenkt. Waarom weet je zeker dat jouw idee of oplossing ook werkt voor een ander? Terwijl diegene echt een ander karakter heeft, in andere omstandigheden leeft en andere ervaringen he

Weet je echt wat het probleem is als de focus voornamelijk op jezelf ligt?

Weet je echt wat het probleem is?

Het kan zijn dat je te maken krijgt met een probleem van een ander, klein of groot. Je wordt dan misschien door diegene gevraagd voor advies. Of je denkt zelf dat het goed is die ander te helpen. Maar het kan ook zijn dat jij er last van hebt en je er aan stoort.

Jouw positie of rol kan verschillen. Wellicht ben je een professional in de zorg en is de ander een cliënt. Het kan ook zijn dat gaat het om jouw kind of familie. Of je bent totale onbekenden van elkaar. Maakt niet uit, het kan van alles zijn en er moet in ieder geval iets opgelost worden volgens jou.

Weet je dan echt wat het probleem van de ander is en wat er daadwerkelijk achter zit? Weet je zeker dat de ander het ook ervaart als een probleem? Of in de gaten heeft dat jij ergens last van hebt en waarom, want vaak is iemand zich van geen kwaad bewust?

Of ben je voornamelijk met jezelf bezig? Hoeveel last jij er van hebt? Hoe onzeker je bent over hoe jij het