Categorie: communicatie

E-mail, een potentiële bron van misverstanden

E-mail, een potentiële bron van misverstanden

E-mails verwerken, alleen al bij het lezen van deze twee woorden begin je waarschijnlijk al te zuchten. De afgelopen jaren is dit bij vrijwel iedereen een op zichzelf staande vaste, grote taak op de dagelijkse to-do list geworden. Het is niet meer zo dat je even tussendoor je mailtjes kunt bekijken, want het is het meest gebruikte communicatiemiddel geworden voor het doorgeven van opdrachten, stukken om te lezen en afspraken, lijkt het wel. Het zijn er dus gewoon teveel. De mailbox is een to-do list op zich.

Om een beetje efficiënt de dag door te komen heb ik het al eerder over email gehad in deze en deze blogs over gestructureerd werken. Voor mij werkt het best als

Tel eerst tot tien voordat je eens flink de waarheid gaat zeggen

Tel tot eerst tien en toets jouw aannames aan de werkelijkheid voordat je reageert en helemaal flipt.

Ken je dat? Iemand zegt iets of je leest iets (net een beetje te snel) in een mail en je voelt de boosheid opkomen. Binnen een seconde ben je klaar om te reageren en de ander eens flink de waarheid te zeggen.

Dan is het handig om je daar bewust van te zijn en toch even tot tien te tellen. Staat het er echt zoals jij het leest? Hoor je het echt goed of worden de woorden gekleurd door jouw eigen emoties, moeheid of stress van dat moment? Waarom zou de ander jou boos willen maken, is dat wel zo reëel? En is de reactie die jij klaar hebt wel echt de goede in deze situatie? Moet dat niet iets minder emotioneel om rust en verstand terug te brengen in het geheel?

Kortom, haal even diep adem, kalmeer, focus en als tien tellen niet genoeg zijn dan slaap je er nog een nachtje over desnoods.

Hulp nodig

Als iemand niet om advies vraagt, geef het dan ook niet

Als iemand niet om advies of je mening vraagt, geef het dan ook niet.

Aangezien we allemaal anders zijn (gelukkig maar) doen we dingen ook allemaal anders. Dan is het eigenlijk vreemd dat we een ander soms gaan vertellen hoe het zit of hoe het moet, toch? Ongevraagd bedoel ik dan hè.

Kijk, als een actie van een ander buiten de wettelijke kaders valt, totaal respectloos is, enorm storend voor jou of echt erg schadelijk is voor diegene zelf dan kun je overwegen of het meerwaarde heeft om jouw idee hierover te verkondigen.

Maar als iemand er verder niet om vraagt, hoef je je echt niet overal tegenaan te bemoeien en alle problemen van een ander op te lossen. En is het niet nodig jouw mening als vaststaand feit te deponeren.

Het is ook wel een beetje raar, als je er goed over nadenkt. Waarom weet je zeker dat jouw idee of oplossing ook werkt voor een ander? Terwijl diegene echt een ander karakter heeft, in andere omstandigheden leeft en andere ervaringen he

Weet je echt wat het probleem is als de focus voornamelijk op jezelf ligt?

Weet je echt wat het probleem is?

Het kan zijn dat je te maken krijgt met een probleem van een ander, klein of groot. Je wordt dan misschien door diegene gevraagd voor advies. Of je denkt zelf dat het goed is die ander te helpen. Maar het kan ook zijn dat jij er last van hebt en je er aan stoort.

Jouw positie of rol kan verschillen. Wellicht ben je een professional in de zorg en is de ander een cliënt. Het kan ook zijn dat gaat het om jouw kind of familie. Of je bent totale onbekenden van elkaar. Maakt niet uit, het kan van alles zijn en er moet in ieder geval iets opgelost worden volgens jou.

Weet je dan echt wat het probleem van de ander is en wat er daadwerkelijk achter zit? Weet je zeker dat de ander het ook ervaart als een probleem? Of in de gaten heeft dat jij ergens last van hebt en waarom, want vaak is iemand zich van geen kwaad bewust?

Of ben je voornamelijk met jezelf bezig? Hoeveel last jij er van hebt? Hoe onzeker je bent over hoe jij het

Praat vanuit jezelf als je iets moeilijks wilt bespreken.

Praat vanuit jezelf als je iets moeilijks wilt bespreken.

Als je zorgen hebt over een persoon, je bespeurt bepaalde emoties bij iemand of je stoort je aan iets bij een ander, dan kun je dat bespreken met diegene (als je echt denkt dat dat beter is voor iedereen, want je hoeft natuurlijk niet altijd alles te zeggen). Soms is dat ook gewoon je werk, het bespreken van lastige situaties. Dan is het handig om het aan te kaarten pratend vanuit jezelf.

Ook al is het zo dat het gedrag of de emotie van de ander hetgeen is wat storend is of tot zorgen leidt, JIJ bent nog steeds degene die daar iets van vindt. Dus praten op een “beschuldigende’  toon met daarbij een opdracht voor de ander dat hij of zij moet veranderen werkt vaak wat minder goed.

Begin de zin bijvoorbeeld met: ik zie dat…, ik merk…, ik maak me zorgen…, ik voel me hier niet prettig bij dus…, ik snap niet goed waarom….enz. Dit i.p.v. “jij doet dit” of

BasisBegriptips van juli en augustus over communicatie, leefstijl, interactie en aanpakken

BasisBegriptips van juli en augustus

Leefstijl, aanpak:

  • Focus je op wat er echt gebeurt, niet op wat er zou of had kunnen gebeuren.
  • Mogelijkheden en kansen zijn er in elke situatie, maar jij moet ze zelf zien.
  • Niet alles hoeft perfect te gaan. Daar leer je juist van voor een meer succesvollere volgende keer.
  • Grappig hè, dat het echt mogelijk is nare gedachten zelf stop te zetten en aan te passen tot iets krachtigs
  • Als de basis niet stevig is kun je niet verder bouwen. En die basis kan van alles zijn.
  • Heb je het heel druk en doe je alles als een kip zonder kop? Ga even opruimen en breng structuur aan.
  • Denk even aan helemaal niets en opeens bedenk je iets geniaals.

 

Communicatie, interactie:

  • Iedereen ergert zich wel eens aan een ander, maar als je alleen maar daar mee bezig bent in je hoofd moet je dat toch echt loslaten.
  • Door niet op alles te reageren (ter ver

Bespreek onduidelijkheden in de samenwerking snel, dat is makkelijk voor later

Bespreek snel onduidelijkheden in een samenwerking zolang het nog klein is, dat is veel makkelijker

 

Als je samen moet werken met anderen kunnen er natuurlijk onduidelijkheden of irritaties ontstaan. We zijn allemaal mensen en allemaal anders, dus dat is logisch.

Als je irritaties voelt of het niet helemaal snapt waarom een ander iets doet op een bepaalde manier, dan voel je je vaak toch niet geroepen daar iets mee te doen op dat moment. Omdat dat angstig is, je hebt er geen zin in, omdat je het zelf toch echt beter weet of je denkt dat het wel beter zal gaan.

Maar de kans bestaat dat jouw negatieve gevoel alleen maar toeneemt, omdat je

Kijk eerst even naar je eigen gedrag en uitstraling

Kijk eerst naar jezelf voordat je een kind (of een ander) aanspreekt op het gedrag.

Voordat je een ander aanspreekt op zijn of haar gedrag, bedenk dan eerst even welk gedrag je zelf vertoont op dat moment. Met name bij kinderen is dat belangrijk.

Wat is je uitstraling? Welke emoties heb je zelf? Wat ga je zeggen en is dat logisch?

Vaak reageren we namelijk op dezelfde manier als het gedrag dat we graag willen stoppen of veranderen bij een ander. We verheffen onze stem als de ander gilt. We roepen iets op een boze toon als de ander boos is. We stralen onrust en stress uit als de ander druk doet.

Zoals gezegd is het met name bij kinderen wellicht goed om eerst jezelf even tot de orde te roepen voordat je die “orde” van een kind verlangt. Stel je voor dat het kind druk gilt en jij gaat hysterisch terug gillen dat het nu echt stil moet zijn. Dat komt zo tegenstrijdig over. Daar wordt een kind vaak alleen maar verward en onzeker van zodat het waa

Communicatie, leefstijl, samenwerking, zelfvertrouwen en jeugd in de BasisBegriptips van juni

BasisBegriptips van juni over communicatie, leefstijl, samenwerking, zelfvertrouwen en jeugd

Jeugd
Geef een puber een beetje de ruimte om zich te ontwikkelen. Te dicht op elkaar zitten vergroot de kans op botsen.
Als het gedrag in bepaalde situaties niet goed gaat maar in andere wel, focus dan op die laatste. Daar zitten de antwoorden in voor aanpak.
Effectiviteit
Als je de focus niet legt op het ergeren maar op de taak, dan heb je rust om goede oplossingen te bedenken.
Communicatie, samenwerking :
Wees feitelijk tijdens lastige gespreksvoering en in documentatie daarvan, zonder teveel invullingen.
Een MDO of vergadering met afspraken heeft niet zoveel zin zonder een afspraak over wanneer te evalueren.
Draagt hetgeen wat en hoe je dat zegt bij aan het conflict of aan de oplo