E-mail, een potentiële bron van misverstanden

E-mail, een potentiële bron van misverstanden

E-mails verwerken, alleen al bij het lezen van deze twee woorden begin je waarschijnlijk al te zuchten. De afgelopen jaren is dit bij vrijwel iedereen een op zichzelf staande vaste, grote taak op de dagelijkse to-do list geworden. Het is niet meer zo dat je even tussendoor je mailtjes kunt bekijken, want het is het meest gebruikte communicatiemiddel geworden voor het doorgeven van opdrachten, stukken om te lezen en afspraken, lijkt het wel. Het zijn er dus gewoon teveel. De mailbox is een to-do list op zich.

Om een beetje efficiënt de dag door te komen heb ik het al eerder over email gehad in deze en deze blogs over gestructureerd werken. Voor mij werkt het best als je het lezen en verwerken van mail inplant als een taak op een dag waar je dan echt even voor gaat zitten en dus niet steeds de box opent als je een ‘ping’ hoort om dan snel even te lezen wat je binnen hebt gekregen. Want als je dan echt iets met de mail moet, dan moet je ‘m nog een keer lezen. Zonde van je tijd. Dus begin aan je mailbox, lees een mail en doe direct wat je moet doen. Beantwoorden, weggooien (en serieus, je kan echt meer weggooien dan je denkt. Je hoeft je echt niet overal mee te bemoeien) of inplannen als taak op je lijstje als de opdracht groot is. Dus huppakee, afwerken maar.

Mail is echt handig hoor. Het gaat echt veel sneller dan bellen, want 9 van de 10 keer pakt de ander niet op. Daarnaast heb je een overzichtelijk lijstje met wat je allemaal moet doen, als je jouw box netjes houdt. En het communiceert veel laagdrempeliger (vooral als je een hekel hebt aan bellen en dat hebben veel mensen, geloof me), maar……nu komt de ware reden voor de blog…..daar zit ook de direct de keerzijde.

Het is wel een snel communicatiemiddel, maar geen optimale om elkaar echt goed te begrijpen. Het enorm belangrijke non-verbale deel ontbreekt. De gezichtsuitdrukking, de intonatie van de stem, waar de klemtoon wordt gelegd, ga zo maar door. Voor van die pure zakelijke mails is het niet echt belangrijk dat je hoort of iemand een jolig of emotioneel ondertoontje in de stem heeft natuurlijk. Maar echt alles gaat tegenwoordig via de mail zo’n beetje en een deel van de mails worden dus wel potentiële bronnen van misverstanden en irritatie. Daarbij komt dat die overvolle box een groot gevoel van druk geeft tijdens de toch al volle dag, dus je wilt er zo snel mogelijk vanaf zijn. Met als gevolg dat een heleboel de mail eigenlijk te snel lezen en in hun stress ook nog eens verkeerd (lees ‘te negatief’) opvatten. Voordat je het weet heb je dan je antwoord al klaar waarin je die ander nog eens even goed te waarheid zegt en verzenden maar. Met als gevolg een boze collega en als het heel erg is een huilende, want die collega is net zo gestrest door een volle box als jij. In ieder geval, je snapt wat ik bedoel.

Misschien handig dus om te overwegen om toch te bellen als je iets aan een ander wilt laten weten waar een bepaald gevoel bij zit. Lees ook je eigen mail nog eens na en bedenk hoe jij ‘m zo kunnen opvatten als jij de ander bent. Slaap er een nachtje over voordat je die ene mail beantwoordt die het bloed onder je nagels vandaan haalde. Of laat het eens lezen aan iemand anders om te vragen of hij of zij het ook zo opvat zoals jij dat doet.

Kortom, ga gestructureerd om met het verwerken van je mailbox, maar niet gehaast. Lees goed en blijf kalm en zorgvuldig (en denk ook aan privacy voordat je alles op de mail gooit, bonustip)

Groet Sandra (en nu snel verder met mijn mailbox)

email

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s